produktyvumas

PRODUKTYVUMAS, KUR JIS, KAI JO LABAI REIKIA?

Esu nuomonės, kad žmogus turi ribotą kiekį energijos resursų, kad galėtų išlikti produktyvus. Manau, kad produktyvumas šiuo metu dirbtinai išpučiamas ir netoleruojamas su pagarba, bei atsargumu. Juk produktyvumą galima būtų sulyginti su jėga, kuri mumyse auga tik tam tikrose situacijose ir tam tikrais dienos etapais. Rūpindamiesi visa savo energija – ir senkančia, ir žydinčia, galėtume lengviau perprasti savo asmeninę produktyvumo sistemą. Pabrėžiu, kad bet kokiu atveju nėra vienos tiesos, kuri padėtų visiems. Turėtume atsirinkti priemones ir būdus, kaip efektyviai panaudoti savo savybes, aplinkybes, energijos resursus bei mokėjimą planuoti.

Psichologinė produktyvumo pusė

Kai susiduriu su sudėtingu žodžiu, bandau gilintis į jo reikšmę, man smalsu – iš kur visa tai atėjo? Kaip traktuojamas žodis produktyvumas, ką jis reiškia ir kas jį motyvuoja. Visada yra psichologinis paaiškinimas, o tiksliau psichologų iškeltos teorijos (su kuriomis galite susipažinti čia), kurios analizuoja motyvaciją, kurios dėka išaukiamas produktyvumas. Kiti šaltiniai teigia, jog produktyvumas nevaikšto vienas, jo sudedamieji yra: motyvacija, asmenybė, talentai, treniravimasis, išsilavinimas, aplinka, kitų žmonių palaikymas, laiko planavimas ir net sėkmė (…) sportas, sveika mityba, pakankamas kiekis miego; kurie stipriai pakelia produktyvumą trumpalaikiu ir ilgalaikiu laikotarpiu. Vadinasi, kad būtume produktyvūs neužtenka energijos ir jėgų. Šiam reiškiniui įgalinti reikalingi ir kiti dalykai, kurie ne visada yra palankūs mums būtent tada, kai to panorėsime.

Kita medalio pusė yra ta, kad produktyvumui reikia variklio – tikslo, vizijos, dėl kurios būtų verta sėsti prie stalo. Jei kalbame apie darbą ofise, tikslus galime gauti iš vadovybės – arba atsižvelgiant į aplinkybes, sudėlioti patys. Kaip rašo šaltinyje aukščiau: „(…) researchers find that maintaining a focus on a larger long-term goal can help activate the drive and energy to push through more tedious day-to-day tasks“. Gyvename multitaskinimo laikais, tad mūsų smegenims sudėtinga įsivažiuoti į darbus, kurie reikalauja didelio įsitraukimo, kai šalia dar turime nereikšmingų darbų. Kaip ir kalbėjau penktadienio LIVE, turime išmokti dirbti blokais, kad mūsų deep work (kai įsitraukiame į ilgai trunkantį ir nemažai pastangų reikalaujantį darbą) netrukdytų smulkmenos. Bet koks papildomas darbas mažina produktyvumą.

Produktyvumas yra subjektyvus

Ne kartą esu minėjusi, kad bet kokį sudėtingą reiškinį ar apibrėžimą turime matuoti, analizuoti patys ir daryti asmeninius sprendimus. Pabrėžiu – stebėkime savo elgesį, fiksuokime pokyčius ir darykime išvadas. Savianalizė nėra tik žaidimas su bullet journal. Savianalizė padeda užtikrinti visus mums reikalingus elgesio normas, jei norime išugdyti kokį nors įprotį, pagerinti savo gyvenimo ar darbo kokybę. Negaliu pasiūlyti vienos sistemos, kuri veiktų visiems, nes juk visi esame skirtingi. Mūsų aplinka ir galimybės skiriasi, mūsų pačių produktyvumo sistema yra įvairiapusė. Todėl, kritiškai vertinkite bet kokią informaciją, kurią randate apie produktyvumą ar planavimą. Vertinkite ją, išbandykite, bet pasidarykite savo išvadas, keiskite sistemas, pritaikykite jas sau ir matysite kas Jums tikrai veikia. Tas pats atidėliojimas (angl. procrastination), kuris trukdo pereiti į produktyvumo pusę, yra psichologinis blokas. Turite gerai pažinoti save, kad galėtumėte suprasti, kodėl atidėliojate darbus ir eliminuoti šią problemą. Arba bent jau suprasti kas turi įtakos atidėliojimui ir ką galite padaryti tokiu atveju. Manau, kad toks psichologinis žvilgsnis turėtų būti pagrindu į produktyvumo prijaukinimą. Jei mums aiškūs atidėliojimo motyvai, žinosime kaip padėti sau.

Kodėl atidėliojame produktyvumą?

Jei žinome, kad atidėliojame darbus dėl psichologinės būsenos, juos atidėliojame taip pat ir dėl pačių darbų neaiškumo, neįdomumo, sudėtingumo, neišskaidymo į mažus etapus, nežinojimo nuo ko pradėti, baimės suklysti (ką puikiai apibrėžia nuodingas žodis – „perfekcionizmas“). Man patinka šis požiūris: „at its core, procrastination represents shoddy treatment of the one person who should matter most to you: the future you.“, juk skamba logiškai, bet, gaila ne visi susimąsto apie tai. Galvojame, jog spėsime viską padaryti rytoj, poryt, kai bus geresnė diena. Ir čia ateina planavimo grožis – susiplanuokime laiką taip, kad turėtume laiko tokiems atidėliojimams. Juk jei susiplanuojame turėti gaps savaitės plane, kur kas lengviau perkelti sudėtingus darbus į dienas, kurias rezervavome būtent tam atvejui. Visa sėkmė slypi manevravime – kaip sudėliosime darbų planą taip, kad jame būtų oro kvėpuoti. O tas oras būtų labiausiai reikalingas, kai artėja atidėliojimo diena.

Kita vertus, mokslininkai teigia, jog atidėliojimas yra kūrybingų žmonių duona, o genijai sugalvodavo inovacijas būtent tada, kai nesinorėdavo dirbti. Galbūt, kai atidėliojame svarbius reikalus, kūryba būna išlaisvinta ir esame linkę veikti tai, kas šiuo metu mums teikia daugiau džiaugsmo. Tačiau, vėl gi, analizuokime ir tai. Jei tikrai atidėliodami nuveikiame kažką reikšmingo, ką gi, tuomet teks susitaikyti su tokiu darbo procesu. Ir prašau, išsiugdykite įprotį analizuoti savo darbo dieną. Kad galėtumėte pakelti produktyvumą, užtenka keletą minučių dedikuoti apmąstymams. Mokslininkai tam turi įrodymų: „Francesca Gino, also an HBS professor, asked some employees at an Indian company to spend 15 minutes at the end of each day writing about what had gone well. The group that took time to reflect had a performance level 23 percent higher than that of employees who spent those last 15 minutes simply working.“

produktyvumas
Produktyvumas turi trukmę

Negalime visą dieną būti efektyvūs, tokios pat nuomonės esu apie produktyvumą. Turime žinoti savo produktyviausias valandas ar dienos dalį, kuomet esame aukščiausiame energijos taške. Sakoma, jog kai kurie žmonės yra produktyvūs tik 2 valandas per dieną. Skamba tikrai liūdnai, bet ar tikrai? Žinodami statistiką, galime saugoti tas minėtas 2 valandas dalykams, kurie priklauso deep work darbams arba dedikuoti šį laiką vizijos realizavimui. Jei šias valandas paskirstytume keliems svarbiems darbams, tai jau sėkminga pradžia. Mano manymu, dienoje privalo būti 2 valandos laisvo laiko (kai niekas neturi teisės vogti šių valandų iš Jūsų), kai darote labai svarbius ir Jūsų tikslams reikšmingus dalykus, o po to atliekate visa kita. Ir šitoje vietoje labai praverčia taktika sakyti „ne“ (čia galite paklausyti pranešimo tema: „Good boundaries free you“ arba rekomenduoju perskaityti knygą Gregor McKeown „Esencializmas“.

Kaip produktyvumą išjudina kiti?

Paprašiau savo kolegės Ievos pasidalinti savo produktyvumo patirtimi, ji mielai surašė savo rutininius veiksmus, kurių dalimi dalinuosi su Jumis:

„Kartais darbai, kuriuos sunku prisiversti daryti atrodo tikrai neįveikiami. Tokie darbai neturi atitinkamų deadlinų, kartais nuo jų net purto. Daug smagiau pasiimti kokį širdžiai mielą darbelį ir padaryti jį šimtą kartų, nei prisėsti prie šio vieno. Prisipažinsiu, man išlikti produktyviai dažnai sekasi sunkiai. Greitai nukrypstu į visai kitas veiklas, o dar žiūrėk ir mano šuneliai įbėga į kambarį, tada jau viskas, produktyvumas krenta žemyn. Taip pat galiu savaičių savaites atidėlioti vieną darbą, nes žinau, kad jis man nesuteikia daug džiaugsmo, bet juk jį padaryti vis tiek turiu. Greičiausiai ir Jums pažįstama situacija. Pasidalinsiu keliais būdais, kurie man padeda išlikti produktyviai.

  • Pirmiausiai mane motyvuoja atsakomybė. Žinau, kad vienaip ar kitaip, darbas turės būti atliktas, kad ir koks jis bebūtų. Atsakomybės jausmas turbūt labiausiai mane skatina judėti toliau.
  • Kartais Netflixas atrodo daug smagiau nei tas vienas darbas, ypatingai dabar, kai beveik visą laiką praleidžiu namie. Tokiais atvejais leidžiu sau atsipalaiduoti, bet ne per daug. Kartais tikrai reikia pertraukos. Jei nenori tą dieną – nereikia, o gal kitą dieną prisėdus seksis daug geriau ir efektyviau? Toks etapas, kai sakau sau, jog „ai, gal ryt“ neturėtų užsitęsti. Tačiau mintis, kad bet kada galiu prisėsti prie smagių dalykų, kaip Netflixas, savęs nekaltindama – išlaisvina. Ne veltui yra posakis: „uždraustas vaisius visada skanesnis“, kai žinai, jog uždraustas vaisius visai tau neuždraustas, jo jau taip ir nebesinori. Belieka tik pradėti darbą. Kai paleidžiu mintį, jog aš „turiu padaryti“, o pasakau sau, jog galiu nedaryti ir galiu prisėsti prie mylimo serialo, jaučiuosi labiau atsipalaidavusi ir iš kažkur įgaunu daugiau noro daryti darbus dabar.
  • Kitą dieną galiu būti visiškai neproduktyvi. Jaučiuosi užsisėdėjusi vienoje vietoje ir nieko nebenoriu daryti. Tokiais atvejais gelbsti kitos veiklos. Geras variantas yra sportas, nebūtinai itin aktyvus, puikiai tinka ir pasivaikščiojimas šalia namų. Kartais suveikia ir namų ar darbo vietos apsitvarkymas, o kartais skanių pietų gaminimas. Vienu žodžiu, reikia atsitraukti, bet būtina imtis kokios kitos veiklos, kuri nėra susijusi su darbu arba pakeisti aplinką. Paprasčiausias sėdimos vietos pakeitimas namie gali pakeisti ir produktyvumo lygį. Veikia ir kava, bei gera muzika! Dievinu trumpam atsitraukti tam, kad išsivirčiau kavos, kurią vėliau atsinešu prie darbo stalo. Tyliai užsileidžiu mėgstamą muziką ir trumpam atsijungiu. Po kelių tokių malonių minučių, pradedu jausti, kaip ir vėl noriai kimbu į darbus.
  • Vienas labai svarbus aspektas, kurį išmokau dirbdama Attaché Stories, tai darbų suskirstymas etapais. Man toks būdas puikiai veikia. Turbūt pagalvosite, jog su nervais man negerai, bet savo darbų kalendoriuje nekenčiu matyti neužbraukto dienos darbo. Kai konkretus darbas pareikalauja į jį įsitraukti ne vieną dieną, labai pravartu jį suskirstyti keliais etapais. Tada smagiau ir yra matyti tą vieną užbrauktą etapą, kurį šiandien pabaigiau, o ne toliau besitęsiantį projektą. O etapams aišku reikia priskirti deadlinus, kurie taip pat labai gerai veikia kaip spyris pradėti daryti.

Kad ir kokių būdų save motyvuoti imčiausi, turbūt geriausias jų vis tiek išlieka darbo ir poilsio rėžimas. Sunkiai dirbi, vadinasi turi ir pailsėti. Šio dalyko dar mokausi, tačiau visad pastebiu, kad darbai einasi kaip per sviestą tik tada, kai būnu gerai išsimiegojusi ir pailsėjusi.“

Mano asmeniniai produktyvumo metodai

Visų pirma, rekomenduočiau atrasti savo darbų planavimo sistemą, kuria pasitikėsite. Kuri matuos ne išbraukiamų užduočių kiekį, o Jūsų progresą (kur kiekvienas projektas yra suskaidomas į etapus). Kiekvienam produktyvumui reikalingas individualus požiūris. Žinojimas, kada esate pilni jėgų, palengvina suplanuotų darbų paskirstymą, nekalbant jau apie prioritetus, kuriuos privaloma turėti. Jūsų planavimo sistema tarnauja Jums lyg tikslų įgyvendinimo mašina, kuri iš taško A nuveža Jus prie taško „VIZIJA“.

Kai turime savo planavimo sistemą, žinome savo tikslus ir prioritetus, tad pabandykime paanalizuoti kas dar turi įtakos produktyvumui. Galbūt Jūsų galva yra pilna idėjų, pašalinių minčių ir neveikia produktyvumo režimu? Galbūt dienoje neskiriate 5 – 15 minučių buvimui su savimi ir savo mintimis? Gal nedarote minčių išliejimo seansų – kai ryte ar vakare surašote visus reikalus, susijusius su darbais? Kai sėdame prie svarbių darbų, mūsų mintys turi būti orientuotos tik į dabar nagrinėjamą užduotį. Viską, kas nesusiję – užrašome ant popieriaus šalia.

Kitą kartą paklauskite savęską man reiškia būti produktyviam ir surasite silpniausią vietą, ties kuria reikėtų padirbėti. Man produktyvumas, tai vidinis noras atlikti sudėtingą užduotį arba visas suplanuotas dienos užduotis pesimistiniame variante. Kaip minėjo Ieva, pirmiausia ateina suvokimas, jog aš esu atsakinga už tam tikrą rezultatą, veiksmų seką, viziją ar atskaitingumą kitiems. Antra, turiu numatyti pesimistinį darbų atlikimo variantą – uždėti daugiau laiko, palikti vietos nenumatytiems atvejams (pablogėjo mūsų savijauta). Kaip ir planavime, produktyvumas yra labiau efektyvus, jei savo visus darbus suskaidome į reikšmes:

1.       Užduotys – jas atliekame per visą darbo dieną.

2.       Projektai – reikia prisėsti ilgam, galvoti, suskaidyti į etapus (skirtingomis dienomis).

3.       Susitikimai – užfiksuoti laike kalendoriuje ar programėlėje.

4.       Informacija – kai turime skaityti, ieškoti informaciją (knygos, straipsniai, kursai, video).

Kokie kiti mano produktyvumo sudedamieji?

O tada analizuojame kurios iš šių reikšmių yra produktyvumo vagilės, o kurios reikšmės yra iš serijos – deep work. Kurie darbų tipai yra mums reikšmingi vizijos prasme ir kas bus, jei tų darbų neatliksime. Taip pat, manau, kad neproduktyvioms dienoms turi būti dedikuotas sąrašas darbų, kuriuos malonu dirbti arba kurie nereikalauja per daug resursų. Atsiverskite šį sąrašą, kai neturėsite jėgų dirbti prie didesnių projektų, kai darbai atrodys bauginančiai arba turėsite mažai laiko.

Ir dar, produktyvumas yra itin glaudžiai susijęs su savijauta ir poilsiu arba kitaip – baterijų pakrovimu. Jei mokate ilsėtis, mokėsite ir susitvarkyti su produktyvumu. O ypač rekomenduoju dirbti blokais – intervalais. Skiriame darbui tam tikrą laiko bloką, po to atitinkamai darome pertrauką ir po kelių intervalų yra didžioji pertrauka. Pertraukų metu svarbu veikti priešingus dalykus tam, kaip dirbame prieš tai. Jei dirbome galva, pajudėti, jei dirbome fizinį darbą – galite paskaityti ką nors įkvepiančio atokiau nuo darbo vietos. Poilsis yra kritinis veiksnys produktyvumo ir efektyvumo temoje, be kalbų.

Paskutinis svarbus aspektas, kuris neabejotinai turi didelę prasmę produktyvumui, tai Ievos minėti deadline. Net jei Jūsų niekas nekontroliuoja – nustatykite sau užduočių atlikimo datas, kurių negalite praleisti. Šios datos turi būti su tęstinumu – jei X darbas turi būti atliktas iki birželio 1 d., birželio 1 dieną aš jau turiu dirbti su kitu svarbiu projektu. Tegul darbai turi pereinamuosius etapus, kai vienas darbas priklauso nuo kito. Jei tokios priklausomybės nėra, sugalvokite ją.

Bet kokiu atveju, kad ir kokią schemą bepasirinktumėte, svarbiausia yra sveikas protas ir draugystė su savimi. Pasikartosiu -i esame skirtingi ir kas veikia man, gali neveikti Jums. Pradėkite stebėti savo produktyvumo didėjimą ir mažėjimą. Niekas neįvyksta savaime, dažniau klausykite savęs – kodėl taip jaučiuosi ir ką galiu padaryti dabar? Kartais užtektų poros valandų įtempto, bet veiksmingo darbo ir tai taip pat vadintume produktyvumu. Produktyvumas tai ne 16 valandų hardcore – tai karuselė. Tad, jei tvirtai laikysitės savo principų, savianalizės ir nustatytų ribų, neiškrisite iš jos.

Posted in Planavimas and tagged .

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *