KAIP PRIORITETIZUOTI DARBUS?

Kai visuomenė pasinėrusi į visai kitokio mąsto problemas, tenka pergalvoti turinio strategiją ir būti jautresne, mažiau rimtai. Nors ir dirbu iš namų, lyg ir niekas nesikeičia, jausmas toks, kad kažkas tikrai ne taip. Ypatingai dėl to, kad bandau suprasti kaip jaučiasi tie, kurie visgi turi dirbti iš darbo vietų. Kaip jaučiasi tie, kas dirba iš namų, arba tie, kas neteko galimybės dirbti. Pastaruoju metu pradedame suvokti, kaip glaudžiai esame susijungę su savo darbais, o kiek mažai su namais… Noriu tikėti, kad šis laikotarpis suteiks mums naujų minčių ir sprendimų, atjautos ir bendrumo. Tikiuosi, kad esate sveiki, leiskite šiandien kalbėti apie darbų prioritetizavimą, kuris juokai juokais, buvo suplanuotas ne dėl karantino. Džiaugiuosi, kad galiu pasidalinti savo patirtimi ir palaikyti kiekvieną, dirbantį ar leidžiantį laiką namie.­­

Ar bandėte įsivaizduoti ką išgyvena šiuolaikinės smegenys? Ar bandėte suvokti, kokiu pajėgumu jos apdoroja mums brukamą informaciją? Ar pastebėjote, kad vis sunkiau susikoncentruojame ties skaitomu puslapiu? Kai nueiname į Instagram‘ą – dingstame ten valandailaiko, o viso labo norėjome pasitikrinti žinutes… Vienos smegenys prisitaiko prie aplinkybių ir padidina pajėgumus, kitų žmonių smegenys sako: „ei, sulėtiname“. Dabartiniai laikai yra informacijos ir skaitmeninių sprendimų pertekliaus laikai, kai nereikia daug galvoti, kur ieškoti informacijos, ji pati mus pasiekia. Labai gaila, bet vis sudėtingiau sekasi priimti svarbius sprendimus, ypač jeigu to nesuplanuojame iš anksto. Kai neplanuojame, kai kuriais atvejais mus ištinka chaosas ir nebežinome ko griebtis. Todėl ir kyla smegenis spaudžiantys klausimai: „ko dabar imtis? Kaip prioritetizuoti darbus? Kuri užduotis man yra svarbi?“.

Darbų prioritetizavimo pliusai

Darbų prioritetizavimas naudojamas ne tik darbe, puikiai padeda atsijoti nereikalingas veiklas ir kitose srityse. Giliai širdyje jaučiame kokia veikla papildo mus, o kuri tik siurbia mūsų jėgas. Dažnai prioritetizavimas gelbsti ir naujai atsiradusioje situacijoje, kai turime iškelti prioritetus ir elgtis pagal planą, kad galėtume problemą išspręsti greičiau. Darbų prioritetizavimas gali būti puikiu „įrankiu“ dirbant su užduotimis. Juk kiek ir kokių užduočių bus sąraše, priklauso nuo mūsų gebėjimo rūšiuoti šias užduotis. Jei visai dienai priskiriame 10 darbų, o juos atlikti trunka apie 1 valandą, mums reikės 10 valandų nepertraukiamo darbo režimo. Noriu Jums parodyti, jog specifinis nerimas dėl darbų gausos, atsiranda iš nemokėjimo sudėlioti darbų pagal prioritetus bei trukmę.

konsultacija

Ne kartą stebėjau savo elgesį, kai tyčia sudėdavau į dieną po 5 stiprius prioritetus, kurie užimdavo 2-3 valandas. O kai pažvelgdavau į planuoklį, jausdavau didžiulią įtampą, pereinančią į migreną. Kai kitai dienai priskirdavau 2 svarbius prioritetus, kurie užimdavo iki 3 valandų bei 3 smulkius iki 30 minunčių, jaučiau lengvumą, didesnę motyvaciją ir padidėjusį produktyvumą (o dienos pabaigoje didžiavausi savimi). Atviras ir realistiškas žvilgtelėjimas į užduočių sąrašą leido įvertinti darbų situaciją bei suprasti, jog mano diena ne guminė. Bet kokiu atveju dienos aš neištempsiu iki begalybės.

Dar vienas dalykas, kuris leidžia kritiškai pažvelgti į darbų sąrašą ir keisti planą pagal realią situaciją, tai darbų grafikas. Planuoklyje, prie kiekvieno dienos darbų sąrašo yra surašytos darbo valandos nuo 7 iki 21 (kad galėčiau surašyti ir asmeninius reikalus). Pirmiausia į šį grafiką įrašau svarbius susitikimus ar konsultacijų skambučius, kurie traktuojami kaip dienos darbai. Tuomet pasižymiu kokiame laiko tarpe bus mano pietūs ir tik po to pradedu dėlioti likusius dienos darbus pagal likusį laiką. Būtinai planuoju pesimistiškai – jei atrodo, kad užtruksime valandą, pridėkime prie šio laiko dar pusvalandžio rezervą. Tokiu būdu neturėsime iliuzijų, jog kažkas negerai su mūsų produktyvumu ar darbo tempu. Kiekvienas turi savo darbo tempą ir aš pati nesu super greita. Todėl pesimistinis planavimas leidžia apsaugoti save nuo nepageidaujamo nerimo ir žalingo konkurencingumo jausmo.

Prioritetizavimas po darbo

Prioritetizavimas padeda suplanuoti dalykus tarp darbo ir laiko po darbo, kai turime protingai sudėlioti įvykių seką ir gauti norimą rezultatą. Suprantu, kad sudėtinga yra kartu dirbti ir vystyti veiklą po darbo valandų. Tačiau ar pajudėsime su nauja „užklasine“ idėja ar projektu į priekį, lemia laiko ir prioritetų suvokimas, bei realistiškas planavimas. Atsimenu vienos moters žodžius – jei po darbo skiriame bent 15 minučių savo reikalams ar asmeniniam gyvenimui – ilgainiui lėtai, bet užtikrintai pasieksime norimą rezultatą. Nes kartais viskas, ką turime dienoje – tai laisvas 15 minučių ir neturime jausti kaltės, kad mums trūksta dar 45 minučių. Viskas turi būti planuojama pagal esančios situacijos aplinkybes ir savo galimybes, neužmirštant poilsio.

Idealu būtų prioritetizuoti ir poilsį, kai jis yra proporcingai lygus, o gal net truputį didesnis, mūsų darbo krūviui. Svarbu nepamiršti poilsio ir atsigręžti į save, kai atrodo netenkame jėgų. Poilsis pakrauna mūsų vidinius akumuliatorius, nes jeigu išgyvename stresą, esame labai pažeidžiami, pritraukiame ligas. Privalome saugoti save, tad išmokykime protingai planuoti laiką bei realistiškai dėlioti darbus laike, prioritetizuojant kiekvieną užduotį pagal individualius „nustatymus“.

Mano darbų prioritetizavimo būdai

Apie laiko ir darbų planavimą esu pasakojusi LIVE video įraše, nukreipsiu Jus čia. Tačiau, priminsiu, kad darbe vadovaujuosi savo vizija, kuria išskaidau į etapus, o etapai, kad būtų įgyvendinti, turi turėti savo tikslus. Tikslai, tai – projektai, kuriuos turiu įgyvendinti arba pradėti, o gal užbaigti. Kiekvienas darbas – užduotis priskiriama konkrečiam projektui, kuris turi tikslą, susijusį su viziją. Planuodama savaitę, žinau, kurie darbai padeda greičiau priartėti prie savo vizijos, o kurie yra tik, kad kažkam kažko reikia. Pirmiausia peržvelgiu visus savo tikslus, ir žinau ką vieno ar kito tipo darbai reiškia visos vizijos paveiksle.

KAIP PRIORITETIZUOTI DARBUS?

Savo darbe vadovaujuosi keliomis kategorijomis: strategija, nemokamas turinys mano kanalams, vizualinis turinys, reklama (arba projektai, nešantys pajamas), klientai, iniciatyvos (#planavimoterapija, #instauditAS), el. korespondencija, mokymasis / asmeninis tobulėjimas, Ievos darbai (delegavimas), susitikimai (dažnai tai įkrenta ir į klientų kategoriją), tvarkymai (čia įeina kažkokie patobulinimai, tiek svetainės ar įvairių procesų).  Šios kategorijos yra prioritetizuojamos arba pagal jų kategorijas, arba pagal konkrečius darbus, priklauso nuo situacijos ir darbų tipo.

Kiekvieną mėnesį darau pasikartojančius darbus, todėl pirmiausia susiplanuoju mėnesio įvykius – turinį į blogą, iniciatyvas, o vėliau pereinu prie savaitės plano. Jame sužymiu svarbius įvykius ir dienos darbus, kurie nesikeičia – pavyzdžiui: naujienlaiškių siuntimas, blogo įrašai, IG postai ar IG LIVE. Visa kita išrašau ant lapo, kad iš karto matyčiau, kokius mėnesio darbus turiu. Pasižymiu, kurie darbai svarbūs, t.y. turi būti atlikti pirmą mėnesio savaitę, o kuriuos galiu padaryti vėliau. Nagrinėdama pirmąją savaitę, tokiu pat principu pasižymiu – kurie darbai turi būti atlikti pirmoje savaitės pusėje, o kuriuos nustumti į savaitės galą.  

Man svarbūs darbai, tai – neatidėliotini darbai, kurie turi įvykti tą savaitę ir užduotys, kurios greičiau priartina prie vizijos. Kai atsiranda naujas projektas, klausiu savęs – ką jis man atneš? Kai atsiranda nauja užduotis, klausiu – kodėl turiu atlikti šį darbą? Šie klausimai padeda lengvai paskirstyti darbus po tinkamus stalčius, tačiau turime būti atviri sau, kad kuo daugiau eliminuotume, nei pridėtume.

Eisenhower matrica

Neseniai skaičiau straipsnį prioritetizavimo tema, tad norėčiau pasidalinti dar vienu atsakymu į klausimą – „kaip prioritetizuoti darbus?“. Tekste rašytoja kalba apie produktyvumo filosofiją ir Eisenhower matricą, kurioje yra 4 sektoriai, padedantys klasifikuoti kiekvieną užduotį. Trumpai tariant viskas veiktų taip: turime vieną užduotį ir analizuojame, kuriam sektoriui priklauso ši užduotis. Tokiu būdu surūšiavę užduotis, matome iš ko susideda mūsų darbo diena. Matome ir kur turėtume daryti pokyčius, kad diena būtų lengvesnė ir produktyvesnė. Peržvelgus užduočių tipus, galime daryti sprendimus – keisti darbo procesus, deleguoti darbus, atsisakyti nereikalingų įpročių, nesivaikyti kitų žmonių pavyzdžių, daryti pagal save.

Pirmasis Eisenhower matricos sektorius, kuriame atsiduria darbai yra „Atlikti dabar“. Čia yra svarbūs ir skubūs darbai, tad nemaža dienos dalis yra dedikuota jiems (kai turi būti atlikta šiandien arba rytoj). Kitaip šie darbai vadinami: „eat your frog first“ (Brian Tracy). Jei turime atsakyti į svarbų skambutį ar laišką, ši užduotis taip pat atsiduria šiame sektoriuje (kaip ir deadline). Antrasis sektorius „Susiplanuoti“ – užduotys čia yra svarbios, bet ne skubios. Jos galbūt pasikartoja arba yra tęstinės, tai gali būti ilgalaikiai tikslai: pabaigti knygą, išlaikyti sertifikatą, brainstrom sesijų planavimas ateities projektams. Čia įeina ir kas ketvirtį pasikartojančios veiklos apžvalgos ar kasmėnesinis sąskaitų išrašymas. Šias užduotis galime planuoti pagal save, svarbu, kad būtų pakankamai laiko joms atlikti.

Trečiasis sektorius – „Deleguoti“ – čia įtraukiame skubius, bet ne svarbius darbus, kurie gali būti deleguoti kitiems žmonėms. Svarbu atkreipti dėmesį, kad čia deleguojame darbus, kurių patys nemokame atlikti arba neturime tam laiko. Tačiau, jeigu turime laiko ir galimybę pasidaryti šiuos darbus, darome tik tada, jei esame atlikę darbus, esančius pirmuose sektoriuose.

Ketvirtasis sektorius: „Eliminuoti“ – nesvarbūs, neskubūs dalykai, kurie kartais suvalgo visą mūsų dieną (jiems turime dedikuoti kuo mažiau laiko). Į šią kategoriją įkrenta ir el. paštas, todėl mano patarimas būtų, jei įmanoma, tikrinkite pašto dėžutes du kartus per dieną. Susiplanuokite laiką – kada yra laiškų valanda, tai padės išvengti nuolatinio pašto tikrinimo, kas trukdo produktyviam darbui.

Kaip traktuoti prioritetizavimą?

Kita vertus, prioritetizuoti darbus būtina pagal savo asmeninius tikslus, juk užduotys neatsiranda iš niekur. Siūlau kiekvieną norimą veiklą, galimybę, naujovę susiplanuoti laike, kad netektų jos atsisakyti, nes vakare stebėsitės, kodėl neliko laiko norimam dalykui. Pabandykite apžvelgti praeitas darbo savaitės – į ką buvo sufokusuotas jūsų dėmesys? Kokie darbai užėmė daugiausiai laiko? O kokių darbų buvo daugiausia? Pasidarykite darbų analizę, pabandykite suskirstyti į kategorijas arba tikslus, iš karto matysite ko reikėtų darbe mažiau, o ko daugiau. Jei norėsite pagalbos ir darbų strategijoje – rašykite man, kartu išspręsime.

Šiais laikais turime atrasti būdą kaip disciplinuoti savo protą, kuris mėgsta nueiti į šoną ir paskęsti socialinėje erdvėje. Kokį planavimo ir prioritetizavimo būdą pasirinksite – nesvarbu. Išbandykite šį tą naujo, kad visada turėtumėte laiko svarbiems dalykams, t.y. poilsiui ir savo vizijos įgyvendinimui.

(Visited 137 times, 1 visits today)
Posted in Planavimas.

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *